La gestion électronique des documents (GED) a déjà montré son potentiel dans les entreprises. Mais en fait, quelles sont les principales étapes à considérer lors de la mise en œuvre de votre projet GED ? Nous allons vous apporter un maximum d’informations dans cet article.
D’abord, GED : c’est quoi ?
Un système de gestion documentaire, également appelé gestion électronique des documents (GED), est une méthode informatisée de gestion de tous les documents de l’entreprise sous un format numérique : factures des fournisseurs, factures des clients, bons de commande, contrats, rapports de dépenses, dossiers des ressources humaines et dossiers des clients. À tout moment, vous pouvez vous faire en utilisant des solutions de dématérialisation efficace, comme ce que vous propose https://ingedis-solutions.fr. L’objectif du logiciel de gestion de documents est d’intégrer l’ensemble de la bibliothèque de documents de l’entreprise afin de normaliser les procédures commerciales.
Pourquoi se tourner vers la GED ?
Les entreprises peuvent tirer un certain nombre d’avantages de l’utilisation d’une solution de GED. Les employés ont désormais un accès plus facile aux informations, la collaboration est améliorée et les individus gagnent du temps dans la recherche de documents grâce à la centralisation des données.
Grâce à un écosystème numérique, les employés peuvent se concentrer plus efficacement sur des activités à plus forte valeur ajoutée et ainsi augmenter leur productivité. Un autre avantage d’un système de GED est la réduction des coûts. L’utilisation du papier est réduite, tout comme les coûts d’affranchissement et de stockage. Les gestionnaires peuvent récolter d’importants bénéfices financiers avec un système de GED ! La protection de l’environnement est un autre domaine dans lequel une solution de GED peut être utile.
Déterminez les besoins documentaires de votre entreprise
Définir les besoins en documents à long et moyen terme de l’activité de votre entreprise. Avant de lancer un projet de GED, la première étape consiste à identifier les objectifs et les attentes de l’entreprise pour ce projet. Cette étape vous permet de faire ce qui suit :
· Définissez les documents et les procédures qui seront traités par le programme choisi dans ce domaine.
· Choisir un référent pour le projet. En effet, que la tâche soit prise en charge par un prestataire externe ou par un employé interne, il est essentiel de choisir un référent qui puisse faire le lien entre les différents acteurs du processus.
Pensez toujours à tester le logiciel pour mieux le connaître
La prochaine étape du projet GED consiste à le mettre en œuvre sur une partie des opérations de l’entreprise ou sur certains types de documents. Si nécessaire, les paramètres peuvent être modifiés pour permettre la mise en œuvre du logiciel de GED dans l’ensemble de l’organisation.
Il faut garder à l’esprit que les employés devront modifier leurs habitudes de travail lors de la mise en œuvre d’un processus de dématérialisation. La méthode la plus simple pour mettre en œuvre un projet de GED semble être de faire appel à un prestataire externe. Un expert dans le domaine de la GED peut aider les entreprises et les organisations en leur proposant des solutions adaptées à leurs besoins spécifiques.
